Introducción a la teoría administrativa
Roles Administrativos
A fines década de los años 60,
Henry Mintzberg realizo un cuidadoso estudio sobre las cinco labores
principales de los funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió varias
nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un
administrador. Por ejemplo, a diferencia de los puntos de vista predominantes
en aquel tiempo de que los administradores eran pensadores reflexivos que, de
manera cuidadosa y sistemática procesaban la información antes de tomar
decisiones, Mintzberg encontró que los administradores que estudió se ocupaban
de un gran número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos y de
corta duración. En efecto, había poco tiempo para pensar en forma reflexiva por
qué los administradores sufrían constantes interrupciones. La mitad de las
actividades de estos administradores duraban menos de nueve minutos. Bajo este
esquema, Mintzberg basó su sistema de clasificación en estudios de
investigación sobre la forma en que los administradores emplean su tiempo en el
trabajo y se orientó hacia los "roles”
que el denominó "conjuntos orgánicos de
conductas”.
Aún cuando esta forma de ver
las actividades del trabajo de los administradores no ha reemplazado el enfoque
funcional, llamó mucho la atención porque favorece el entendimiento y ofrece
datos adicionales que no son tan fáciles de observar en categorías más
tradicionales.
Bajo esta premisa, Mintzberg
llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes roles
que están muy relacionados entre sí. En efecto, el término roles
administrativos se refiere a categorías específicas de comportamiento
administrativo y organizó esta tipología en tres categorías principales
(interpersonal, de información y de decisión) cada una de las cuales contiene
roles específicos.
Roles Interpersonales: Los papeles interpersonales se componen de
tres clases de conductas, de acuerdo con Mintzberg, se derivan directamente de
la autoridad formal que la organización le otorga al administrador, a saber:
Rol de representante: Esta serie de conductas implica un énfasis en
actividades protocolarias, se requiere que todos los administradores desempeñen
funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simbólica. Ejemplo: Cuando el
rector de una universidad entrega diplomas en una graduación, o un supervisor acompaña
en una visita a la planta a un grupo de estudiantes en práctica, actúan en un
papel de representación y figura decorativa.
Rol de líder: En el sistema de Mintzberg este papel es en esencia
el de influir en los demás o en dirigirlos. Este rol incluye la contratación,
capacitación, motivación, y disciplina de los empleados.
Rol de enlace: Mintzberg
describió esta actividad como el contacto de fuentes externas que
proporcionan información al administrador. Estas fuentes son individuos o
grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera
de la organización. Ejemplo: El administrador que obtiene información del
gerente de RRHH en la misma compañía, tiene una relación interna de enlace.
Cuando ese administrador tiene contacto con otros administradores a través de
una asociación gremial, tiene una relación externa de enlace.
Roles de Información: Esta serie de conductas se construyen sobre las relaciones
interpersonales que el administrador establece. Los tres roles de información
específicos que Mintzberg identificó son los siguientes:
Rol de monitor: este tipo de conducta implica la búsqueda continua
de información que los administradores requieren para mantenerse al tanto de
los avances cruciales que podrían afectar el trabajo de su unidad y el suyo
propio.
Rol de divulgador: El administrador sólo recibe información sino
que también la envía. Con frecuencia envía información que el receptor desea,
pero que sin la ayuda del administrador le sería muy difícil adquirir.
Comunicación de información a subalternos.
Rol de vocero: Con frecuencia se solicita al administrador que
manifieste los puntos de vista de la unidad de la cual es responsable. En los
niveles administrativos inferiores, de manera habitual esto significa
representar a la unidad ante otros individuos o grupos dentro de la
organización.
Roles Decisionales: por último, Mintzberg identificó cuatro roles
que giran alrededor de la toma de decisión.
Rol de emprendedor: Como emprendedores, los administradores inician
y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de su organización.
Rol de mediador de conflictos: Los administradores inician sus
propias actividades pero también deben ser capaces de tomar acciones
correctivas en respuestas a los problemas no previstos con anterioridad.
Rol de asignador de recursos: Como los recursos de una organización
son casi siempre limitados, una de las principales responsabilidades de los
administradores es decidir cómo distribuir los recursos que se encuentran bajo
su responsabilidad. Las decisiones de asignación tiene un efecto directo en el
desempeño de una unidad y un efecto indirecto al comunicar ciertos tipos de
información a los miembros de la unidad.
Rol de negociador: Realizan este rol cuando analizan y negocian con
otros grupos obteniendo así ventajas para sus propias unidades. El
administrador que se encuentre en esta situación de decisión es responsable de
saber qué recursos pueden o no comprometerse en determinadas soluciones
negociadas.
El conjunto de roles que se
describen en el análisis de Mintzberg sobre el trabajo administrativo destaca
la considerable variedad de conductas que exigen los puestos de trabajo. Sin
embargo, al tener en mente los diez roles, resulta esencial considerar que el
grado de importancia de cualquier rol específico variará de manera considerable
de un trabajo administrativo a otro. Evidentemente, el lugar donde el trabajo
se articula con la organización tendrá mucho que ver con qué rol o roles particulares se enfatizan en la
organización. Para Mintzberg estos diez roles conforman un "Gestalt” o un todo
y que enfatiza que para entender la naturaleza total de cualquier trabajo
administrativo deben tomarse en cuenta todos ellos.
Habilidades Administrativas
Como cualquier otra actividad,
la administración requiere del ejercicio de habilidades, entendidas como las capacidades o competencias altamente
desarrolladas. Visto así, las habilidades son el resultado de una combinación
de aptitud, educación, capacitación y experiencia.
Se ha identificado tres tipos
de habilidades primordiales para las tareas administrativas y en particular
para el componente del liderazgo en la administración, a saber:
Habilidades técnicas: Entendidas como el conocimiento y la pericia
para realizar actividades que incluyen métodos, proceso y procedimiento. Por lo
tanto, representa trabajar con determinadas herramientas y técnicas, por
ejemplo los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener
la capacidad de enseñarle como usarla.
Habilidades Interpersonales: Entendida como la capacidad para
trabajar con personas, es el esfuerzo cooperativo, es el trabajo en equipo. En
efecto, se ha demostrado que habilidades como la sensibilidad, persuasión y
empatía son muy importantes en todos los niveles de la administración, aunque
lo son más en los niveles bajo y medio.
Habilidad Conceptuales: Entendida como la capacidad de ver la
imagen del conjunto de reconocer los elementos importantes en una situación y
comprender las relaciones entre ellos. A menudo llamado destrezas cognoscitivas
o complejidad cognoscitiva, destacan en esta habilidad el razonamiento lógico,
el criterio y las capacidades analíticas.